Una Intranet
es un Sistema de Comunicaciones idéntico a Internet,
incluso en el manejo de las mismas tecnologías,
pero con el uso limitado a un entorno u organización
concreto.
Aunque su aplicación al mundo de las organizaciones
y entornos laborales es relativamente reciente, se puede
decir que Intranet apareció mucho antes que Internet,
ya que, como hemos visto, las primeras redes que dieron
base a la actual Internet se limitaban a entornos de
investigación reducidos como universidades y
organizaciones gubernamentales. |
| Intranet está indicada, especialmente,
para aquellas organizaciones que, por su gran tamaño
o diversidad geográfica, necesiten un sistema
tecnológico potente que permita a sus empleados
tener acceso y uso compartido y simultáneo de
información y recursos. |
| La ventaja
que ofrece un sistema como Intranet se centra en estos
dos grandes problemas: |
| • Por un lado permite
el acceso directo y rápido de todos los empleados
a toda la documentación sobre políticas
internas, de esta manera se evitan las constantes confusiones
y los efectos de la "teoría del rumor"
que tanto tiempo y esfuerzo hacen perder a los encargados
de gestionar todo este tipo de tareas. |
| • Por otro lado la
posibilidad de gestionar y almacenar gran cantidad de
documentos e información relativa a cada empleado
nos evitará el siempre incómodo y aparatoso
archivo; aspectos como las bajas laborales, los avisos
internos, partes de vacaciones o reclamaciones pueden
quedar en los "archivos virtuales" al alcance
rápido de aquellas personas que necesiten consultarlo
y sin ocupar espacio . |
| Aprovechando los beneficios de la
tecnología Internet, con servicios como el World
Wide Web, el correo electrónico y los servidores
FTP, las redes Intranet son cada día más
utilizadas por las empresas para uso interno a través
de su propia infraestructura de red y, opcionalmente,
también a través de la infraestructura
disponible para la red pública, pero restringiendo
el acceso. |
| Alrededor del mundo un gran número
de empresas han encontrado que con una inversión
relativamente pequeña pueden contar con una herramienta
de comunicación interna altamente eficiente,
que supera incluso las ventajas ofrecidas hasta ahora
por otros recursos para la colaboración de grupos
de trabajo cuyo elevado costo, especialmente cuando
el personal se encontraba geográficamente disperso,
no estaba al alcance más que de un privilegiado
número de grandes corporativos. |
| Utilizando al Web como interfase
gráfica, las redes Intranet, incrementan considerablemente
las posibilidades de comunicación y uso compartido
de recursos al interior de una empresa permitiéndole
obtener una mayor eficiencia y productividad en todas
las actividades que en ella se llevan a cabo. A través
de la red interna todo el personal puede obtener acceso
fácil e inmediato a la información que
requiere, los departamentos dejan de ser islas de información
para convertirse en auténticas redes de colaboración
a las que incluso pueden integrarse clientes y proveedores. |
| La Intranet puede organizarse en
torno a la estructura funcional de la empresa, asignando
una área específica para cada una de las
divisiones y/o departamentos, los cuales dejan de almacenar
la información en bases de datos y sistemas de
procesamiento locales para colocarla ahora a disposición
de todos los usuarios corporativos que lo requieran.
La información fluye a lo largo de la empresa
de manera automática, todas las áreas
tienen acceso a los datos que requieren con la seguridad
de que se encuentran permanentemente actualizados y
sin necesidad de recapturarlos una y otra vez a lo largo
del proceso de negocios. |
| La utilización de esta tecnología
como herramienta de comunicación corporativa
no sólo permite mejorar la calidad y eficiencia
en las comunicaciones internas sino que además
reduce los costos de impresión, reproducción
y distribución de una gran cantidad de información
impresa que por lo general debe reemplazarse frecuentemente
a fin de que se encuentre actualizada. |
| |
